Transformación digital de los procesos de firma con Document Cloud en la Universidad ICESI
Introducción :
Desde el 2018 la universidad Icesi ha adoptado una política de cero papel, logrando una significativa disminución en el consumo de este, la Pandemia trajo muchos retos, entre ellos algunos legales y logísticos para realizar la firma de documentos institucionales, tales como contratos comerciales y laborales que tuvieran validez jurídica.
La Universidad exploró alternativas de herramientas que ofrecieran firmas electrónicas, se conformó un comité evaluador, con personas expertas en temas de gestión documental, datos personales, legales y seguridad de la información, el comité determinó que Adobe cumplía con todos estos requerimientos.
Principales retos de la Universidad
El principal reto de la universidad era lograr trasformar digitalmente este proceso teniendo en cuenta la normatividad colombiana y la seguridad de la información, además de optimizar los tiempos de entrega ya que por ser un proceso físico los tiempos dependían de las empresas de mensajería, y la universidad maneja contratos y convenios no solo a nivel nacional sino también nivel internacional.
Estrategia de transformación digital
Gracias a las funcionalidades de Document Cloud se desarrolló una solución para agregar valor al proceso de contratación y firma de acuerdos que hace la Universidad con los diferentes actores; donde para la recolección de firmas de contratos de forma masiva se implementó la herramienta Adobe Acrobat Sign con el fin de que a cada firmante le llegara el documento con los datos personalizados al correo electrónico y pudiera firmar desde cualquier lugar o dispositivo cumpliendo con todos los criterios legales.
Durante el proceso se identificó la necesidad, de que otros usuarios como el Rector, área jurídica, entre otros, intervinieran dentro de la firma y aprobación masiva de estos documentos en un orden lógico destinando varios roles y firmantes, esto se logró a través de Gigasign, centralizando la trazabilidad y estado de los documentos en el área de gestión humana donde hacen seguimiento en tiempo real a la firma de los diferentes contratos o acuerdos; adicionalmente, para la gestión de acuerdos, convenios y demás documentos manejados desde el área de gestión documental se realizó mediante Adobe Acrobat Pro.
Implementación de mesa de servicios para administrar y darle soporte para atender solicitudes e incidentes de los sistemas antes mencionados y programando mantenimientos preventivos para asegurar la funcionalidad y fiabilidad de los sistemas
Para el proceso de gestión del cambio y fortalecimiento en la cultura de uso de las herramientas de Document Cloud, junto con Adobe y CYS Tecnología se cocreó la solución con las diferentes áreas de la universidad y como aliados siempre generaron el acompañamiento en todas las etapas de la venta y postventa realizando varias capacitaciones y brindando soporte técnico de la solución.
Beneficios de la implementación:
Con la implementación de Document cloud obtuvimos 4 grandes beneficios:
- Centralización de firmas para temas de contratos laborales se centralizó desde la oficina de gestión humana con AdobeSign y los demás documentos como acuerdos, convenios, becas se centraliza desde gestión documental con Acrobat Pro.
- Digitalización de los procesos principales de la universidad, migrando la firma de documentos física a firma electrónica.
- Generación de informes logrando tener mayor control del tipo y cantidad de documentos firmados.
- Consolidación de la estrategia cero papel donde Document Cloud ha jugado un papel importante, en la disminuido del consumo de papel y de impresiones dentro de la universidad.
“La transformación digital permitió a la Universidad ICESI bajar el consumo de papel e impresión en un 50%”
Leonardo Jaramillo- Jefe de gestión documental Universidad ICESI